Quel que soit l'endroit où sont stockées les données et indépendamment du support de stockage, toute donnée créée ou modifiée dans le cadre de l'activité professionnelle d'un collaborateur UNIL est protégée par le droit d'auteur mais appartient à l'UNIL. Cela signifie que pour toute utilisation autre qu'à des fins scientifiques et académiques, l'accord de la Direction est nécessaire (p.ex. pour une commercialisation).

Basé sur les règles de l'UNIL (Art. 70 LUL), nous souhaitons clarifier quelques points pratiques liés aux données:

• En cas de départ d'un chef de groupe (Principal Investigator), une copie de toutes les données créées ou modifiées durant l'activité professionnelle doit être restituée au Décanat FBM (Directive 4.5 Art. 19 al.1) quel que soit le degré de confidentialité. Pour ce faire, nous recommandons de les enregistrer sur l'espace de stockage NAS.
• En cas d'utilisation commerciale, l'accord préalable de la Direction de l'UNIL est nécessaire.

En cas de doute, nous vous invitons à contacter le service juridique de l'UNIL.

L’UNIL encourage les collaborateurs à sauvegarder toutes leurs données professionnelles générées dans le cadre de leur activité à l’UNIL sur les infrastructures institutionnelles de l'Université (Directive 4.5 Art. 8 al. 2). À cette fin, le Centre informatique de l’UNIL (Ci) met à disposition un serveur NAS de stockage.

Le serveur NAS Isilon de l'UNIL est un service de stockage sûr et robuste qui garantit la sécurité et la pérennité de vos données professionnelles. Ce serveur de stockage en réseau est disponible pour toutes les personnes sous contrat UNIL et offre un taux élevé de disponibilité. Il est partagé en deux arborescences distinctes – recherche et administratif – qui permettent d’organiser les données en fonction de leur nature.

Depuis juin 2019, le Centre informatique de l’UNIL a renforcé ses services dédiés à la recherche à l’Université en créant la Division calcul et soutien à la recherche (DCSR). Cette unité est compétente pour conseiller les chercheurs et leur offre des infrastructures nouvelles pour le stockage et le traitement des données de recherche.

Le serveur NAS DCSR (nasdcsr.unil.ch\RECHERCHE) est dédié au stockage des données de recherche organisées par projet pour chaque Principal Investigator (PI). Les infrastructures HPC permettent aux chercheurs de faire du calcul scientifique.

Pour bénéficier de ces ressources, les PI doivent remplir le formulaire de demande de la DCSR et, le cas échéant, soumettre un Data Management Plan (DMP) lorsqu’il s’agit d’une requête pour un espace de stockage lié à un projet de recherche.

Ces services sont payants et leur utilisation est facturée aux PI selon la grille tarifaire annuelle (accès UNIL authentifié) établie par le Centre informatique de l’UNIL.

L’utilisation de services dans le Cloud doit répondre aux exigences légales de l’UNIL. De plus, toute utilisation de ces services se fait sous l’unique responsabilité de l’utilisateur qui en assume pleinement les risques en sachant qu'aucune assistance n’est offerte de notre part.

L'Université autorise l'utilisation de services de stockage tiers à condition que les données soient stockées en Suisse (Directive 6.9, art. 5). Si les données sont stockées à l'étranger, les données doivent être cryptées et la clé de cryptage doit être stockée en Suisse.

Pour le stockage cloud, l’UNIL s’est dirigé vers la solution OneDrive de Microsoft. Cependant, ce service de stockage ne peut héberger que des données professionnelles administratives. L’utilisation de OneDrive pour stocker des données de recherche est proscrit.

Nous attirons également votre attention sur le fait que l'utilisation de services dans le Cloud peut impliquer des risques pour vos données :

• Le prestataire peut modifier sa prestation à tout moment (arrêt de service, changement du tarif, etc.).
• En cas de perte de données, aucune assistance n’est fournie par le Service informatique FBM.
• Les données peuvent éventuellement être lues et utilisées par des tiers (les législations étrangères sont souvent plus souples en matière de protection des données).

Afin de garantir un accès libre aux données de la recherche pour la communauté scientifique et pour le public, le FNS met en place, petit à petit, de nouvelles mesures pour la soumission des projets. Depuis octobre 2017, chaque projet doit être accompagné par un plan de gestion des données (Data Management Plan ou DMP) mais il n'est plus obligatoire de le soumettre en même temps que la requête de financement depuis avril 2023.

Du côté CHUV, la Bibliothèque Universitaire de Médecine (BiUM) fournit de nombreux conseils pour améliorer la visibilité et l’impact des publications et propose différents ateliers formatifs.

Du côté UNIL, l’Open Science fait l’objet d’un site dédié. UNIRIS a également élaboré un outil d'aide à la rédaction de Data Management Plan dont le résultat peut-être évalué et validé par leurs équipes.

Enfin, les équipes de Graduate Campus organisent également des ateliers sur la rédaction des DMP et sur la publication en Open Access. Consulter la liste des cours et des activités proposées et inscrivez-vous en ligne.

Plusieurs projets sont en cours au niveau des universités pour répondre à ces questions. En effet, même s’il est très tentant d’utiliser un programme téléchargé depuis Internet qui répondrait au besoin d’un groupe de personnes, la gestion dépasse très rapidement les ressources (financières et humaines) et les connaissances (légales, informatiques, etc.) d’un seul groupe de recherche, voire même d'un département.

Nous observons que de plus en plus d’utilisateurs s’intéressant au remplacement du cahier de laboratoire papier souhaitent rendre la gestion des différents supports de données plus efficaces ou cherchent des solutions de gestion de stock pour le matériel utilisé dans les laboratoires.

Pour répondre à ce(s) besoin(s), le Service informatique FBM a testé plusieurs logiciels et est en contact très étroit avec la Faculté des Sciences de la vie de l’EPFL qui a déjà mis en place un système. Pour l’instant, les projets pilotes et différents tests ont montré qu’il est nécessaire d'avoir une approche très réfléchie. En effet, il a été constaté que :

• les coûts cachés (temps de mise en place, suivi, infrastructure, etc.) liés à la mise en place d’un logiciel sont très élevés (aux alentours de 20'000 CHF/an par laboratoire en fonction du logiciel choisi, même si le programme est gratuit) ;
• les programmes sont souvent inadaptés ou ne répondent pas aux besoins des utilisateurs ;
• de plus en plus de bourses ou fonds de recherche mettent à jour leurs directives quant au stockage et le traitement des données – ce qui nécessite l’adaptation des chercheurs et de leurs outils.

À l’heure actuelle, plusieurs groupes de recherche ont manifesté un intérêt grandissant pour ce type d’outil. C’est pourquoi le Décanat a décidé, lors de sa séance du 16 mai 2018, de laisser le libre-choix aux chercheurs pour leur système de cahier de laboratoire électronique, à la condition que les données restent au sein de l’Université.

La Division calcul et soutien à la recherche (DCSR) du Centre informatique UNIL (Ci) met à disposition un outil de transfert pour envoyer des données à des collaborateurs internes ou externes à l'UNIL.

L'application web SWITCHFileSender permet également d'envoyer des fichiers de maximum 50Go à une liste de destinataires de votre choix ainsi que d'inviter des utilisateurs à utiliser le service.

Après publication, les données produites dans le cadre de la recherche doivent être conservées en sécurité pendant au moins 10 ans (Directive 4.2, art. 2.4). La responsabilité de la conservation appropriée des données incombe au chef de projet de la recherche.

UNIRIS (service des ressources informationnelles et archives de l’UNIL) a publié divers articles à ce sujet sur leur site dédié à la gestion des données de recherche. Vous y trouverez notamment les bonnes pratiques liées à la gestion, à la préservation et à l’archivage des données de recherche.

Pour plus d'informations, nous vous invitons à contacter UNIRIS.