Lorsqu'un PI/groupe quitte l'UNIL (changement d'institution, retraite, décès), ses données doivent être archivées sur les infrastructures dédiées de l'UNIL.

Dans le cas d'un changement d'institution, le PI peut demander à emporter une copie de ses données de recherche avant son départ. Sa demande formelle (voir le document “Protocole applicable aux Principal Investigator quittant l’Université de Lausanne et souhaitant emporter une copie des données de recherche de leur groupe de recherche”) doit être adressée au Décanat Recherche et contenir les informations suivantes pour être évaluée:

• Un résumé de sa recherche
• La nature des données (données de recherche, données personnelles, données sensibles)
• Si nécessaire, l'autorisation de la Commission cantonale d'éthique
• Le nom, le lieu et les caractéristiques de l'institution où il part
• Une brève présentation de sa recherche future

Dans le cas d'un préavis favorable du Décanat Recherche, un contrat de cession est rédigé avec le PACCT, puis validé et signé par toutes les parties concernées:

• Représentant de l'institution d'accueil
• Vice-Doyen Recherche et Innovation FBM
• Vice-Recteur Recherche et Relations internationales UNIL

Avant son départ et pour préparer les données à l'archivage, le PI contacte le data stewart FBM pour trier et organiser ses données par projets ou thématiques selon les directives d'UNIRIS (voir le document “Description des données - Guidelines UNIRIS”) et pour décrire leur organisation dans un fichier README (voir le document “README Long-Term storage file description ”). Lorsque le data stewart donne son feu vert, le PI demande à la DCSR de déplacer ses données en Long-Term Storage et de révoquer les accès FBM.

PI: organise ses données en vue de son départ (chef de groupe)
Décanat Recherche: évalue la demande du PI et donne son accord ou refuse la réalisation d'une copie (Vice-Doyen Recherche)
Juriste FBM: rédige et fait valider le contrat de cession (Administration FBM)
PACCT: valide et signe le contrat de cession
Data Stewart: aide le PI à organiser ses données et donne son feu vert pour l'archivage (Data stewart FBM relié à UNIRIS)
DCSR: archive et révoque les accès aux données (Responsable DCSR)

• Protocole applicable aux Principal Investigator quittant l’Université de Lausanne et souhaitant emporter une copie des données de recherche de leur groupe de recherche
• Description des données - Guidelines UNIRIS
• README Long-Term storage file description

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