Wiki - Informatique fr:technique:knowledge_base:intranet_dnf

fr:technique:knowledge_base:intranet_dnf:administration

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 07 Feb 2019 09:55:27 +0000

Administration

Description

La section “Administration” contient des informations sensibles, c'est pourquoi son accès est limité à la Secrétaire de Direction.

Utilisation

Depuis cette interface, la Secrétaire de Direction a plusieurs possibilités:

Modification
Suppression
Création
Réactivation d'un/e revenant/e

La fiche de chaque nouvelle personne comprends, entre autres, son N° de téléphone, N° de bureau, unité de rattachement et d'autres données un peu plus sensibles.

Les informations des fiches ainsi saisies alimentent les différentes listes: Téléphone, groupes et secteurs.

Par ailleurs, la 1ère page de la section “Commandes” utilise également ces informations pour libeller la commande avec les références pertinentes.

Références

Auteur : SANDOVAL Alejandro

dnf, application

asandova

fr:technique:knowledge_base:intranet_dnf:annuaire_dnf

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 07 Feb 2019 10:28:59 +0000

Annuaire DNF

Description

La section “” est publique et permet de localiser:

Une personne
Une imprimante à proximité

Recherche d'une personne

Si vous cherchez à localiser quelqu'un, utilisez la liste déroulante pour trouver son nom

L'annuaire vous montrera à l'aide d'une carte où se trouve le bureau de la personne recherchée.

Recherche d'une imprimante

Si vous cherchez une imprimante, il suffit de saisir un numéro de bureau ou étage

Et l'annuaire vous montrera à l'aide d'une carte où se trouvent les imprimantes de l'étage en question.

Gallery

Description

La gallerie est un trombinoscope du Département qui permet de faire connaissance avec les nouveaux collaborateurs

ou de revoir ceux qui ont un jour fait partie de la famille DNF

Références

Auteur : SANDOVAL Alejandro

dnf, application

asandova

fr:technique:knowledge_base:intranet_dnf:applications_administratives_dnf

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 06 May 2024 11:15:49 +0000

Applications administratives du DNF

Description

Le site Applications administratives du DNF (ou Intranet administratif du DNF) regroupe une série d'applications utilitaires et centrées sur le Département:

Administration	Permet de recenser les utilisateurs dès leur arrivée au DNF.
Annuaire DNF	Permet de localiser une personne ou une imprimante.
Commandes	Permet aux collaborateurs DNF d'effectuer des commandes et aux secrétaires de suivre leur évolution. Permet également de fournir des statistiques aux Chef de Groupe et Responsables secteur.
Gallery (galerie)	Trombinoscope DNF avec une section pour les anciens collaborateurs.
Listes utiles	Listes téléphoniques dans différents formats ainsi que listes de groupes et secteurs DNF.

Accès

Principe général:

De manière générale, l'ajout/modification/suppression d'une personne dans le groupe d'accès DNF est faite par l'administration centrale à la création/modification/fin du contrat qui lie la personne à l'Université. Pour ce qui est des droits ou accès de la personne, ces derniers découlent automatiquement en fonction de l'appartenance de la personne et est gérée par le Correspondant informatique via la gestion des groupes.

Intranet administratif DNF:

L'accès à l'intranet administratif est ouvert à toutes et tous les collaboratrices/teurs du DNF, néanmoins les accès aux fonctionnalités de gestion de certaines parties de l'intranet sont données au cas par cas (voir les articles correspondants).

Gestion

Responsable de l'application	Alejandro Sandoval
Mots de passe BD	voir KeePass
Adresse du serveur	https://www2.unil.ch/dbcm-adm/index.php
Données techniques	- base de données: MySQL version 5.7.11 - version PHP: 7.0.4</wrap>
Système d'authentification utilisateurs	- Intranet administratif DNF: Identifiants UNIL (à venir) - Site des commandes: Identifiants UNIL (AD), excepté pour les sections “Secrétaires” et “Administration” qui disposent en plus de leur base interne d'utilisateurs¹⁾

Références

Auteur : SANDOVAL Alejandro

dnf, application

asandova

¹⁾

Voir article Site des commandes DNF

fr:technique:knowledge_base:intranet_dnf:commandes

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 07 Feb 2019 11:06:08 +0000

Commandes

Description

Pour avoir une idée plus précise du site "Commandes", il faut le décomposer en fonction des utilisateurs.

Utilisateurs/trices du DNF	Permet aux utilisateurs de saisir les commandes destinées aux différents fournisseurs
Secrétaires	Permet aux secrétaires du département de suivre l'évolution des commandes et d'ajouter des autres secrétaires dans le système.
Chef de Groupe	Fournit aux chefs de groupe des statistiques en fonction des fonds ou fournisseurs utilisés
Responsable Secteur	Fournit aux chefs de secteur des statistiques en fonction des fonds ou fournisseur utilisés
Administration	Permet aux secrétaires de gérer les commandes, les fonds, les fournisseurs et les octrois
Comptabilité	Permet au comptable du département de suivre l'évolution de dépenses de tous les groupes et secteurs du DNF
Recherche produits déjà commandés	Permet de voir les commandes effectuées ou les produits commandés jadis
Graphiques	Permet un rapide aperçu sur les fournisseurs le plus importants du DNF ainsi que l'utilisation des fonds ventilé par groupes

Utilisateurs

La partie “utilisateurs” est ouverte à tous les membres du département grâce à leur identifiants UNIL.

Depuis cette partie, les utilisateurs peuvent:

Saisir une commande à passer auprès des fournisseur

Secrétariat

La section “secrétariat” n'est ouverte qu'aux secrétaires impliquées dans les commandes. Par ailleurs, même si le droit initial est accordé par le responsable de l'application, ces dernières peuvent gérer leurs droits de manière autonome. Depuis cette partie, les secrétaires peuvent:

Suivi des commandes

Cette partie permet aux secrétaires de suivre l'évolution d'une commande et c'est pourquoi son accès se fait depuis le bouton appelé “voir les commandes en attente”.

En effet, une fois qu'une commande a été saisie par un utilisateur, elle parvient au secrétariat et est “en attente” de quelque chose:

Validation du Chef de groupe ou du Responsable secteur,
Transmission effective au fournisseur,
Réception.

Réception

Une fois que la commande a été validée par le Chef de groupe, le Responsable secteur et transmise au fournisseur, les secrétaires peuvent accuser sa réception totale ou partielle en cliquant sur le numéro de la commande.

Ce clic va leur ouvrir une nouvelle page où elle pourront saisir plusieurs informations:

la quantité reçue
le N° du bulletin de livraison
lui attribuer, le cas échéant, le statut “Partielle”
la valider (dans ce dernier cas, un message est envoyé au commanditaire lui indiquant la réception de sa commande.)

Dans l’éventualité d'une commande non validée par le Chef de groupe ou le Responsable secteur depuis plusieurs jours, les secrétaires informent le responsable de la comptabilité et ce dernier pourra envoyer un rappel au Chef de groupe ou au Responsable secteur.

Gestion autonome

Dans cette partie du site, les secrétaires peuvent gérer leurs accès de manière autonome: ajouter une nouvelle secrétaire ou retirer les droits à une secrétaire ayant quitté le département. Les accès donnés dans cette partie permettent d'accéder aux section “Secrétariat” et “Administration”. L'accès à la gestion des secrétaires est accessible depuis le listing de commandes en attente par un clic sur le bouton Gestion secrétaires.

Dans cette partie du site, les secrétaires peuvent également faire les actions ci-dessous:

Lors de l'Ajout d'un fournisseur, en plus de saisir de données de base, les secrétaires doivent indiquer la devise utilisée par le fournisseur de sorte que, lorsque l'on crée un commande chez ce fournisseur, les totaux pour notre comptabilité soient justes.

Chef de Groupe

La section “Chef de groupe” n'est ouverte qu'aux Chefs de groupes (identifiants UNIL) et l'accès est accordé par le responsable de l'application.

Cette partie est principalement axée sur l'utilisation des fonds afin que les chefs de groupes puissent connaitre à tout moment l'état de leur finances, et n'est accessible qu'en consultation.
Les fonds leur sont octroyés, en général, par l'administration financière et, en particulier, par le secrétariat DNF.

Consultation de l'état des fonds

Le chef de groupe, le cas échéant, choisit le groupe dont il veut connaître l'état financier
Il choisit ensuite le/les fonds qu'il veut consulter. Il peut les consulter l'un après l'autre ou tous à la fois.
S'il consulte un fond à la fois, il obtient un tableau avec toutes les commandes passées sur ce fonds. En cliquant sur le N° de la commande, il peut consulter le détail de celle-ci et les 4 dernières colonnes lui donnent une idée claire du montant dépensé et du montant à prévoir.

S'il consulte tous les fonds d'un coup d’œil, il obtiendra le même style de tableau que précédemment mais avec un total par fonds et un total général.

Responsable Secteur

La section “Responsable secteur” est similaire à celle des chefs de groupe à la différence que les fonds qui peuvent être consultés sont gérés par la responsable ayant été nommée Responsable de l'un des secteurs DNF.

En effet, les secteurs concernent tous les groupes car ils représentent la façon dans laquelle sont ventilées les dépenses du Département.

Les responsables de secteurs s'identifient avec leurs identifiants UNIL et l'accès est accordé par le responsable de l'application. L'accès à cette partie du site donne des accès en consultation uniquement.

Consultation de l'état des fonds

Les Responsables Secteur choisissent le secteur dont ils souhaitent consulter les dépenses.
Dans le tableau des dépenses du secteur, ils peuvent identifier, dans les 4 dernières colonnes du tableau, le montant dépensé et le montant à prévoir ou cliquer sur le N° d'une commande, afin de consulter le détail de celle-ci.

Administration

La partie “Administration” permet au/à la responsable comptable du DNF, de gérer plus en détail les commandes.

Depuis cette partie, le/la responsable comptable, qui s'identifie avec ses identifiants UNIL, peut:

Liste des commandes

Bien plus qu'une simple liste, cette partie permet de rechercher une commande particulière par:

N° de commande
Login commanditaire
Fournisseur
Groupe
N° de fonds (imputé)

Pour apparaître dans la liste de commandes trouvées selon les critères de recherche, les commandes doivent avoir un fonds attribué.
En revanche, la “Liste complète” permet de lister toutes les commandes, avec ou sans fonds, triées par date de création décroissante.

La liste fait apparaitre les détails des commandes. Dans cette liste, les commandes peuvent être triées sur la plupart de colonnes. Les commandes dont le numéro est en bleu sont cliquables, ce qui permet d'accéder à leurs détails.

A partir de cette page de détail, il est possible de:

Annuler la commande,
Indiquer le prix facturé,
Envoyer un message au commanditaire,
Envoyer un message au Chef de Groupe si la commande n'a pas de fonds attribué.

La page des détails n'est plus accessible (le surlignage en bleu disparait) lorsque:

On annule une commande
On indique son prix facturé (son état devient “Terminé”)

Gestion des Groupes

Cette partie permet d'avoir, soit une simple liste de consultation de groupes du Département soit, de consulter en détail un groupe en particulier.

Le lien “Modifier” permet d'accéder aux informations détaillées du groupe en question. Le champ “Actif” permet d'indiquer si le groupe fait encore partie du département (les groupes ne sont jamais effacés mais, au contraire, ils sont désactivés et donc invisibles dans (presque) toutes les listes).

Le lien “IDGroupe” permet d'accéder aux fonds dont le groupe dispose.

Gestion des fonds

Cette partie permet d'avoir, soit une simple liste de consultation des fonds soit de Ajouter un fond ou encore de consulter en détail un fonds en particulier.

Le lien “Modifier” permet d'accéder aux informations détaillées du fonds en question. Le champ “Actif” permet d'indiquer si le fonds est encore utilisé dans le département (les fonds ne sont jamais effacés mais, au contraire, ils sont désactivés et donc invisibles dans (presque) toutes les listes).

Le lien “IDFond” permet d'accéder aux groupes qui disposent de ce fonds.

Gestion des octrois

Cette partie permet d'accéder à la liste des fonds octroyés aux groupes de recherche et d'attribuer un fond donné à un ou plusieurs groupes.

Pour octroyer un fonds, choisir le fonds et le groupe concernés.

Cette partie permet de vérifier l'association du groupe et du fond.

Cependant, elle ne permet pas de modifier ou de supprimer un octroi. En cas de besoin, s'adresser au responsable de l'application.

Gestion des fournisseurs

Cette partie permet aux secrétaires de gérer les fournisseurs afin de garder une cohérence dans la liste des fournisseurs lorsque les utilisateurs saisissent une commande.

Rechercher le fournisseur à modifier.

Cliquer sur l'ID du fournisseur pour modifier les informations. Tous les champs sont obligatoires, excepté Email.

Comptabilité

Cette partie est destinée au comptable afin de lui offrir une vue détaillée par groupe ou par secteur de dépenses inhérentes à chaque entité.

De même, le/la comptable peut avoir une vue globale de toutes les commandes en attente de tous les groupes.

Recherche

La partie “Historique des commandes ou produits déjà commandés” permet aux utilisateurs de vérifier leur stock et d'assurer une continuité dans leurs commandes.

La recherche peut être effectuée sur un groupe. Auquel cas une liste informe sur la date de commande, le type de produit, la quantité, etc.

La recherche peut être effectuée sur le produit indifféremment du groupe l'ayant commandé permettant à celui ou celle qui fait la recherche de trouver le fournisseur de tel ou tel produit.

Graphiques

Cette section permet d'afficher différents types de graphiques à la volée ou de récupérer les informations au format Excel. Exemples.

Statistiques sur les tous fournisseurs:
Statistiques sur un groupe pour un fournisseur:

Références

Auteur : SANDOVAL Alejandro

commande, application, dnf

asandova

fr:technique:knowledge_base:intranet_dnf:saisir_une_commande_dnf

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 07 Feb 2019 13:21:37 +0000

Saisir une nouvelle commande au DNF

Produits concernés

	Nom
Application	Site de réquisitions DNF

Description

Cet article décrit la saisie d'une nouvelle commande à partir du Site de réquisitions DNF.

Solution

Saisir une nouvelle réquisition

Dans la partie “utilisateurs” cliquer sur Saisir une nouvelle réquisition.
S'identifier, choisir la langue et commencer la commande.
Compléter le formulaire de commande:
1. Grâce aux fiches créées par la Secrétaire de direction à l'arrivée d'une personne, l'entête de la commande est déjà remplie.
2. Choisir le destinataire (groupe) dans la liste déroulante.
3. Indiquer si la commande a déjà été effectuée par vos soins: cela permet d'éviter de commander à double tout en garnissant les statistiques et autres bilans.
4. Si nécessaire, modifier l'adresse de facturation et/ou indiquer aux secrétariat son statut “Urgent”.
5. Valider pour passer à l'étape du choix du fournisseur.
Choisir un fournisseur. Pour information, ce choix n'est pas limité qu'aux fournisseurs du groupe du commanditaire: par exemple, John Doe du groupe 1 pourrait très bien commander chez l'un des fournisseurs du groupe 23. Veuillez noter qu'une fois le fournisseur choisi, tous les champs se remplissent automatiquement.
- Si vous changez d'avis, vous pouvez déjà annuler la commande.
- Si le fournisseur voulu ne se trouve pas dans la liste, vous avez la possibilité de l'ajouter à la volée.
Ajouter des articles à la commande.

Si vous avez un ou des modèles enregistrés, vous pouvez les réactiver pour passer, mettons, la même commande que vous passez tous les mois chez ce fournisseur ou vous pouvez en créer une nouvelle en cliquant sur “Ajouter un article”.
Ainsi, vous passez à la page de sélection des articles déjà commandés chez ce fournisseur et, si vous ne trouvez pas l'article désiré, vous pouvez le créer.
Après avoir créé ou choisi l'article tous les champs, sauf la quantité, se remplissent automatiquement et se verrouillent. Cependant, la rubrique “prix” de l'article est modifiable afin de tenir compte de variations du marché.
En validant vous retournerez à la page précédente. Depuis cette page vous pouvez:
- Ajouter encore un autre article
- Annuler la commande
- Valider le/les articles
- Modifier ou supprimer l'article “en attente”.
Une fois tous les objets de la commande ajoutés, valider les articles et accéder au récapitulatif. Le récapitulatif de la commande vous permet d'ajouter des remarques destinées:
- Aux secrétaires qui traiteront administrativement la commande
- Au fournisseur.
Si la commande est correcte, valider la commande. Dans le cas contraire Annuler la commande.
Sur la dernière page, vous trouvez les remerciements et l'indication du numéro de votre commande. Cliquer sur le bouton “RETOUR” en bas de la page pour terminer le processus.

Processus de validation

Hormis le message de notification “Nouvelle commande” envoyé aux secrétaires, la suite sera définie selon votre statut:

Collaborateur/trice

Un courrier est envoyé à votre Chef de groupe lui signalant votre commande et lui demandant de la valider.
1. Si le Chef de groupe refuse de valider la commande, celle-ci est classée sans suite et vous recevez un courrier vous annonçant le refus.
2. Si le Chef de groupe valide la commande, il sera invité à choisir le fonds qui sera utilisé pour ventiler la commande.
En fonction du type de fonds choisi, deux possibilités:
1. Si c'est son fond, la commande part au secrétariat.
2. Si c'est le fond “Etat de Vaud”, il faudra choisir le secteur où elle sera imputée et la commande sera redirigée vers le Responsable du secteur concerné.
Dans le cas d'une commande transmise à un responsable de secteur, ce dernier peut à son tour, valider ou refuser la commande:
1. Si la commande est refusée, la commande est classée sans suite et vous recevez un courrier vous annonçant le refus.
2. Si la commande est validée, la commande part aux secrétariat pour la partie administrative et vous recevrez un courrier vous indiquant que la commande a été acceptée.

Chef de groupe

Pour les chefs de groupe, la dernière page de la saisie d'une commande est différente: au lieu du numéro de la commande et du bouton “RETOUR”, il y a une invitation à choisir directement le fonds qui sera utilisé pour ventiler la commande. En fonction du type de fond choisi, deux possibilités:
1. Si c'est son fonds, la commande part au secrétariat.
2. Si c'est le fonds “Etat de Vaud”, il faudra choisir le secteur où elle sera imputée et la commande sera redirigée vers le Responsable secteur.
Dans le cas d'une commande transmise à une responsable de secteur, ce dernier, comme le Chef de groupe peut valider ou refuser la commande.
1. Si la commande est refusée, la commande est classée sans suite et le Chef de groupe est averti du refus.
2. Si la commande est validée, elle part au secrétariat pour la partie administrative.

Références

Auteur : SANDOVAL Alejandro

commande, dnf, application

asandova