Convention d’adhésion et de soutien

L’informatique est un domaine transversal complexe en rapide évolution qui a une influence directe sur le bon accomplissement des objectifs de la Faculté de biologie et de médecine (FBM) et qui touche la plupart des activités. Pour maîtriser sa dimension globale, il apparaît nécessaire de renforcer la collaboration entre les différents départements.

La mise en commun des ressources, l’échange d’informations, le partage des connaissances et la standardisation des procédures permettent de rassembler les forces et de travailler plus efficacement pour continuer à répondre aux attentes toujours plus exigeantes des utilisateurs.

Le Plan de gestion informatique FBM (PFBM) est fondé sur la politique de l’Université de Lausanne (UNIL) et du Centre Hospitalier et Universitaire Vaudois (CHUV) et complète les services et prestations informatiques centraux existants. Il offre aux utilisateurs de la FBM des services spécifiques et des prestations complémentaires. Le Plan de gestion informatique comprend des projets transversaux ainsi qu’un ensemble de documents, de principes de base et de règles pour encadrer la politique et l'organisation informatique de la FBM.

1. Décanat de la Faculté de biologie et de médecine (ci-après Décanat FBM)
2. Département FBM (ci-après Département)
3. Service informatique FBM (ci-après Service informatique)

La Convention d’adhésion et de soutien (ci-après Convention) règle les devoirs et responsabilités entre le Service informatique et les Unités de la Faculté (Départements / Services / Instituts) qui bénéficient de ses prestations. Au travers de ce document, les parties adhèrent au Plan de gestion informatique FBM, reconnaissent en celui-ci ses principes de fonctionnement, soutiennent son développement et contribuent à sa mise en œuvre.

1. Le Décanat est chargé de :
   1. valider la politique informatique générale proposée par le Service informatique ;
   2. valider les projets transversaux proposés par le Service informatique.
2. La Direction du Département est chargée de :
   1. valider l’organisation informatique et les projets proposés par le Service informatique qui touchent le Département ;
   2. valider l’engagement des ressources (humaines, matérielles et logicielles) dédiées à l’informatique départementale proposées par le Service informatique ;
   3. définir les besoins informatiques du Département (personnel, matériel, achats, etc.) en collaboration avec le Service informatique ;
   4. valider les règlements et directives touchant l’informatique du Département.
3. Le Service informatique est chargé de:
   1. proposer l’organisation générale de l’informatique (directives, objectifs, missions, budget) ;
   2. appliquer et faire respecter les directives et règlements informatiques de la Faculté et de l’UNIL ;
   3. proposer et gérer le personnel lié à l’informatique à la Faculté (recrutement, cahier des charges, plan de travail, évaluation annuelle, gestion des absences, etc.) ;
   4. être l’interlocuteur principal pour les questions et les projets informatiques à la Faculté ;
   5. gérer la communication liée à l’informatique.
4. Toutes les parties s’engagent à :
   1. favoriser des solutions communes pour toutes les unités bénéficiant des prestations du Service informatique ;
   2. respecter les principes définis dans cette convention, dans les règlements et autres documents de la Plateforme informatique FBM en sus des normes de l’UNIL régissant ce domaine.

Le Service informatique s’engage à fournir les prestations suivantes au Département :

1. Support aux utilisateurs:
   1. installation et dépannage des équipements informatiques ;
   2. conseil technique lié aux activités professionnelles des membres du Département ;
   3. aide et formation ponctuelle sur les logiciels fournis par l’UNIL ou la FBM ;
   4. achat de matériel et de logiciel ;
   5. mise à disposition de documentations pour l’utilisation des ressources.
2. Infrastructures:
   1. mise à disposition d’un espace de stockage central sécurisé, disponible et accessible facilement pour héberger les données professionnelles du Département ;
   2. gestion et inventaire des équipements informatiques (imprimantes, ordinateurs, etc.) du Département ;
   3. administration et gestion des infrastructures FBM communes (serveurs, onduleurs, etc.) ;
   4. mise à disposition de documentations pour la gestion des infrastructures.
3. Applications :
   1. développement et ingénierie logicielle ;
   2. mise à disposition de documentations pour l’utilisation des applications.
4. Activités transversales :
   1. gestion et agencement des projets ;
   2. gestion et conseil informatique des outils de communication institutionnels (CMS UNIL) ;
   3. expertise technique diverse (multimédia, vidéoconférence, etc.) ;
   4. gestion de personnes (RH, formation interne, etc.) ;
   5. gestion administrative diverse (gestion des utilisateurs, gestion des accès, etc.) ;
   6. rédaction de rapports d’évaluation et d’activités pour l’informatique au sein du Département ;
   7. élaboration de la documentation et des directives liées au Plan de gestion informatique FBM.

1. Dès la date de signature de la Convention un plan de migration et une période transitoire (au maximum deux ans) sont fixés entre le Département et le Service informatique. Ce dernier règle la mise en conformité avec le Plan de gestion informatique FBM, dont :
   1. migration des serveurs locaux vers l’infrastructure centrale,
   2. mise à jour du parc informatique,
   3. mise à jour des documentations et de l’inventaire,
   4. mise à jour du cahier des charges du/des correspondant/s informatique/s.
2. Le Service informatique effectue de manière régulière et généralement en octobre, une enquête de satisfaction auprès des membres du Département pour évaluer la qualité et la satisfaction générale liée à l’informatique. Les résultats de ce sondage sont communiqués aux utilisateurs et publiés sur le site du Service informatique. Cette évaluation sert de base à la discussion annuelle entre le Service informatique et le Département et peut aboutir à des extensions de cette convention.
3. Toute modification de cette convention se fait par écrit et doit être approuvée par toutes les parties.

Annexe I: Charte informatique FBM